Whistleblowing 
 

Intesa Sanpaolo Bank Luxembourg dispone di un sistema interno per la segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni delle norme che regolano l'attività bancaria o altri comportamenti illeciti (Whistleblowing).
 

PERSONE INTERESSATE ALL'INTRODUZIONE DI UNA SEGNALAZIONE

In base a quanto previsto dalla Legge 16 maggio 2023, a partire dal 17/12/2023, la platea dei possibili whistleblower viene ampliata. Possono effettuare una segnalazione di whistleblowing i seguenti soggetti:

• i dipendenti e i lavoratori autonomi che lavorano o hanno lavorato per la Banca;
• potenziali dipendenti;
• lavoratori o collaboratori esterni, che forniscono beni o servizi o realizzano opere per conto di terzi e svolgono o hanno svolto la loro attività per la Banca;
• volontari e apprendisti (retribuiti e non);
• appaltatori, subappaltatori e fornitori;
• azionisti (persone fisiche);
• persone fisiche con funzioni di amministrazione, di controllo, di vigilanza o di rappresentanza, compresi i membri non esecutivi (in seguito "rappresentanti").

Il processo di Whistleblowing, che si integra con gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi nella Banca, consente di segnalare, con la massima garanzia di riservatezza, le violazioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di Intesa Sanpaolo Bank Luxembourg e delle società del Gruppo Intesa Sanpaolo di cui si viene a conoscenza nell'ambito del contesto lavorativo, o sulla base del rapporto giuridico-economico esistente con il Gruppo, tutelando il segnalante da eventuali comportamenti ritorsivi o discriminatori.
 

COME PREPARARE E ARCHIVIARE UNA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni di whistleblowing possono essere inviate utilizzando i canali specifici indicati di seguito (disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in francese, inglese o italiano).

La segnalazione deve consentire l'identificazione del segnalante (nome e cognome, rapporto con l'azienda e recapiti) e deve contenere una descrizione dettagliata dei fatti e dei comportamenti ritenuti in contrasto con la legge, indicando anche, ove possibile, i documenti, le norme che si ritengono violate e le altre risultanze utili a condurre l'indagine sui fatti contestati. Infine, il whistleblower ha l'obbligo di dichiarare se ha un interesse personale connesso alla segnalazione.

Il Chief Audit Officer assicura la corretta esecuzione del processo.
 

CANALI INTERNI DI INTESA SANPAOLO BANK LUXEMBOURG

Tutti i whistleblower si rivolgono al canale principale, ad eccezione degli Esponenti aziendali (per i quali è previsto uno specifico processo riservato).

La segnalazione può essere effettuata utilizzando le seguenti modalità di comunicazione:

Scritto, all'indirizzo e-mail: whistleblowing@intesasanpaololux.com

Le comunicazioni sono gestite attraverso canali specifici, segregati e indipendenti da quelli ordinari.

Il whistleblower può anche richiedere, attraverso i canali sopra indicati, un incontro finalizzato alla segnalazione. L'incontro sarà fissato in tempi ragionevoli dal Whistleblowing Team.

In alternativa, è disponibile un canale di comunicazione "di riserva", che può essere utilizzato solo quando l'informatore ritiene che l'Ufficio Audit possa trovarsi in conflitto di interessi rispetto alla segnalazione, tramite e-mail a: whistleblowing.auditcommittee@intesasanpaololux.com 

DIVIETO DI RITORSIONE E MISURE DI PROTEZIONE

Ai Whistleblower ed agli altri “soggetti” si applicano le misure volte a proteggerli da condotte ritorsive, discriminatorie, anche solo tentate o minacciate, conseguenti alla segnalazione. Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che provoca o può provocare, alla persona segnalante e agli altri soggetti, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Il whistleblower e gli altri soggetti beneficiano della tutela solo se esiste uno stretto nesso di causalità tra la segnalazione e la presunta condotta negativa subita, direttamente o indirettamente.

Nel caso in cui il whistleblower sia corresponsabile delle violazioni, viene valutata la possibilità di adottare un trattamento preferenziale per quest'ultimo rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la normativa applicabile.

Il whistleblower e gli altri soggetti possono comunicare alle Autorità nazionali competenti le ritorsioni che ritengono di aver subito.

 

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I dati personali e le informazioni acquisite da Intesa Sanpaolo Bank Luxembourg a cui viene inviata la segnalazione di "Whistleblowing" saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento per la relativa gestione e saranno conservati per un periodo massimo di 5 anni successivi alla conclusione della procedura e hanno come base giuridica l'adempimento di un obbligo di legge.

Privacy notice pursuant to the GDPR (General Data Protection Regulation - EU Regulation 2016/679).
 

CANALI ESTERNI DI INTESA SANPAOLO BANK LUXEMBOURG

In via prioritaria, i whistleblower sono incoraggiati a utilizzare i canali interni e, se sono soddisfatte determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna alle Autorità competenti elencate all'art. 18 della Legge sul Whistleblowing:

• Luxembourg Financial Services Authority - CSSF
• Luxembourg Insurance Commission - CAA
• Luxembourg Competition authority
• Luxembourg Registration Duties, Estates and VAT Authority-AED
• Luxembourg Inspectorate of Labour and Mines - ITM
• Luxembourg Data Protection Commission - CNPD
• Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET
• Mediator, nell'ambito della sua missione di effettuare controlli esterni sui luoghi in cui le persone sono private della loro libertà
• Ombudsman per bambini e ragazzi
• Luxembourg Regulatory Institute - ILR
• Luxembourg Independent Regulator for Audiovisual Media Services - ALIA
• Luxembourg and Diekirch Bar Association
• Luxembourg Chamber of Notaries
• Luxembourg Medical Board
• Nature and Forest Administration - ANF
• Water Management Administration - AGE
• Air Navigation Administration - ANA
• National Consumer Ombudsman Service
• Order of Architects and Consulting Engineers - OAI
• Luxembourg Association of Chartered Accountants - OEC
• Luxembourg Institute of Auditors - IRE
• Luxembourg Direct Tax Administration – ACD

Le segnalazioni esterne alle Autorità competenti possono essere effettuate secondo le modalità fornite sul loro sito web.

L'Autorità lussemburghese per i servizi finanziari - CSSF, è l'Autorità competente per la vigilanza di Intesa Sanpaolo Bank Luxembourg.

Chiunque desideri segnalare violazioni della legge che rientrano nel perimetro di competenza della CSSF, può indirizzare la segnalazione alla CSSF in francese, lussemburghese, tedesco o inglese:

• tramite il modulo disponibile al seguente link: form;
• per email a: whistleblowing@cssf.lu;
• di persona a CSSF;
• per telefono: +352 2625 1 2757 orario d’ufficio per primo contatto.

Il modulo dovrebbe essere il canale privilegiato in quanto è il modo migliore per garantire i requisiti di indipendenza e autonomia per la ricezione e il trattamento delle segnalazioni ricevute ai sensi dell'articolo 17 della legge del 16 maggio 2023.