Whistleblowing
La Banque Intesa Sanpaolo Luxembourg a mis en place un système interne de signalement d'actes ou de faits susceptibles de constituer des violations des règles régissant les activités bancaires ou d'autres comportements illicites ("Whistleblowing").
PERSONNES CONCERNÉES PAR L'INTRODUCTION D'UN SIGNALEMENT
Conformément aux dispositions de la loi du 16 mai 2023, à partir du 17/12/2023, le public des dénonciateurs possibles sera élargi. Les sujets suivants peuvent effectuer une dénonciation :
- les employés et les travailleurs indépendants qui travaillent ou ont travaillé pour la Banque ;
- les candidats salariés ;
- les travailleurs ou collaborateurs externes qui fournissent des biens ou des services ou exécutent des travaux pour le compte de tiers et qui effectuent ou ont effectué leur travail pour la Banque ;
- les volontaires et les apprentis (rémunérés ou non) ;
- les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs ;
- les actionnaires (personnes physiques) ;
- les personnes exerçant des fonctions d'administration, de contrôle, de surveillance ou de représentation, y compris les membres non exécutifs (ci-après dénommés "représentants").
Le processus de dénonciation, qui est intégré à d'autres systèmes et processus de notification actifs au sein de la Banque, permet de signaler, avec la plus grande garantie de confidentialité, les violations qui portent atteinte à l'intérêt public ou à l'intégrité d'Intesa Sanpaolo Bank Luxembourg et des sociétés du Groupe Intesa Sanpaolo dont on a connaissance dans le cadre du travail ou sur la base de la relation juridico-économique existant avec le Groupe, en protégeant le dénonciateur contre d'éventuelles représailles ou comportements discriminatoires.
COMMENT PRÉPARER ET DÉPOSER UN SIGNALEMENT
Les rapports de dénonciation peuvent être envoyés par les canaux spécifiques indiqués ci-dessous (disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en français, anglais ou italien).
Le rapport doit permettre l'identification du dénonciateur (nom et prénom, relation avec l'entreprise et coordonnées) et doit contenir une description détaillée des faits et du comportement considérés comme étant en conflit avec la loi, en indiquant également, dans la mesure du possible, les documents, les règles considérées comme ayant été violées et les autres constatations utiles pour mener l'enquête sur les faits litigieux. Enfin, le dénonciateur a l'obligation de déclarer s'il a un intérêt personnel lié au rapport.
Le responsable de l'audit veille à la bonne exécution du processus.
CANAUX INTERNES DE LA BANQUE INTESA SANPAOLO LUXEMBOURG
Tous les dénonciateurs s'adressent au canal principal, à l'exception des membres du conseil d’administration (pour lesquels une procédure confidentielle spécifique a été envisagée).
Le rapport peut être établi en utilisant le moyen de communication suivant :
Par écrit, à l'adresse e-mail :whistleblowing@intesasanpaololux.com
Les communications sont gérées par des canaux spécifiques, séparés et indépendants des canaux ordinaires.
Le dénonciateur peut également demander, par l'intermédiaire des canaux susmentionnés, une réunion visant à établir le rapport. La réunion sera programmée dans un délai raisonnable par l'équipe chargée de la dénonciation.
Le dénonciateur dispose également d'un canal de communication de secours, qu'il ne peut utiliser que s'il estime que le service d'audit pourrait se trouver en situation de conflit d'intérêts en ce qui concerne le rapport: whistleblowing.auditcommittee@intesasanpaololux.com .
INTERDICTION DES REPRÉSAILLES ET MESURES DE PROTECTION
Les mesures visant à protéger les dénonciateurs contre les représailles et les comportements discriminatoires, même s'il ne s'agit que de tentatives ou de menaces, consécutives au signalement, s'appliquent aux dénonciateurs et aux "autres sujets". Par représailles, il faut entendre tout comportement, acte ou omission, même s'il s'agit seulement d'une tentative ou d'une menace, en rapport avec le signalement, qui cause ou peut causer, directement ou indirectement, des dommages injustifiés au dénonciateur et aux autres sujets, ce qui doit être considéré comme un dommage injustifié.
Le dénonciateur et les autres personnes concernées ne bénéficient d'une protection que s'il existe un lien de causalité étroit entre le signalement et le comportement préjudiciable présumé subi, directement ou indirectement.
Si le dénonciateur est co-responsable des violations, la possibilité d'adopter un traitement préférentiel pour ce dernier par rapport aux autres parties co-responsables est évaluée, conformément à la réglementation applicable.
Le dénonciateur et les autres personnes concernées peuvent communiquer aux autorités nationales compétentes les représailles qu'ils estiment avoir subies.
TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Les données personnelles et les informations acquises par la Banque Intesa Sanpaolo Luxembourg à laquelle le rapport "Whistleblowing" est envoyé seront traitées par cette dernière en sa qualité de contrôleur des données pour la gestion correspondante et seront conservées pendant une période maximale de 5 ans à compter de la fin de la procédure et ont pour base juridique l'accomplissement d'une obligation légale.
Privacy notice pursuant to the GDPR (General Data Protection Regulation - EU Regulation 2016/679)
CANAUX EXTERNES DE LA BANQUE INTESA SANPAOLO LUXEMBOURG
En priorité, les dénonciateurs sont encouragés à utiliser les canaux internes et, si certaines conditions sont remplies, ils peuvent effectuer un rapport externe aux autorités compétentes énumérées à l'article 18 de la loi sur la dénonciation:
- Luxembourg Financial Services Authority - CSSF
- Luxembourg Insurance Commission - CAA
- Luxembourg Competition authority
- Luxembourg Registration Duties, Estates and VAT Authority-AED
- Luxembourg Inspectorate of Labour and Mines - ITM
- Luxembourg Data Protection Commission - CNPD
- Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET
- Mediator, dans le cadre de sa mission de contrôle externe des lieux de privation de liberté
- Ombudsman pour les enfants et les jeunes
- Luxembourg Regulatory Institute - ILR
- Luxembourg Independent Regulator for Audiovisual Media Services - ALIA
- Luxembourg and Diekirch Bar Association
- Luxembourg Chamber of Notaries
- Luxembourg Medical Board
- Nature and Forest Administration - ANF
- Water Management Administration - AGE
- Air Navigation Administration - ANA
- National Consumer Ombudsman Service
- Order of Architects and Consulting Engineers - OAI
- Luxembourg Association of Chartered Accountants - OEC
- Luxembourg Institute of Auditors - IRE
- Luxembourg Direct Tax Administration – ACD
Les rapports externes aux autorités compétentes peuvent être faits selon les méthodes fournies sur leur site web.
L'autorité luxembourgeoise des services financiers (CSSF) est l'autorité compétente pour la supervision de la Banque Intesa Sanpaolo Luxembourg.
Toute personne souhaitant signaler des infractions à la loi qui relèvent du périmètre de compétences de la CSSF, peut adresser son rapport à la CSSF en français, luxembourgeois, allemand ou anglais:
- au moyen du formulaire disponible sur le lien suivant: form;
- par courrier électronique à: whistleblowing@cssf.lu;
- en personne au CSSF;
- par téléphone: +352 2625 1 2757 pendant les heures de bureau pour un premier contact.
Le formulaire doit être la voie privilégiée car c'est le meilleur moyen de garantir les exigences d'indépendance et d'autonomie pour la réception et le traitement des rapports reçus conformément à l'article 17 de la loi du 16 mai 2023.
